電子帳簿法の改正～一般電子帳簿の要件～

１電子帳簿法の改正

電子帳簿法は以前から存在をしていました。しかし管理、手続きが複雑で採用している会社は大企業が中心でした。運用コスト、事務手間を考えると結局従来通り紙で運用した方が簡単当いう結論になってました。実際、税理士業界においても中小企業のお客様から問い合わせがあった時も紙の方が管理コストがかからないですよということが多かった思います。

しかしこれからはガラッと変わることになります。新型コロナウイルスまん延により会社に出社しないでと政府が言うのに依然として税務経理は紙で処理をしていたら結局会社に出社しなければならない。これは圧倒的な矛盾ですよね。そこで電子帳簿法が改正されることになりました。かなり使いやすい制度に変わります。中小企業の方にも積極的に使って頂きたいです。電子帳簿法を採用していか否かで会社の運営に大分差がでてきます。その改正電子帳簿法が施行されるのは令和４年１月１日からです。まさにすぐそこまで迫っております。もちろん令和４年１月１日以後ゆっくり対応しても良いのですが、せっかく情報が公開されているのでこちらの記事でぜひ先通りをしてください。

２一般電子帳簿の要件

電子帳簿の区分
従来の電子帳簿保存制度では以下のような条件がありました。これらを満たして、税務署に申請をする必要がありました。かなり厳しいですよね。税務署への申請するためには事前準備が必要でそのために社内プロジェクトチームを作る必要さえありました。大企業ならまだしも中小企業は日々の業務に追われており、そのようなチームをつくるほどの余力がなかったというのが現実でした。

・訂正・履歴削除の確保（帳簿を変更した履歴を残すこと）
・相互関連性（電子化された帳簿と関連する資料を相互に確認できること）
・検索機能

令和４年１月１日の改正で一般電子帳簿という区分ができました。これは従来の導入条件よりかなり緩和されたものとなっております。一方で上記のように旧来の電子帳簿法を満たした帳簿は優良電子帳簿と位置付けられて適用するとインセンティブを受けられることになりました。中小企業にとっては一般電子帳簿の制度を適用するだけで十分にメリットはあると思います。

ではその一般電子帳簿の保存内容を確認していきます
１）利用するシステムの概要書その他一定の書類の保存
電子データにて帳簿の保存をする場合に、利用するシステムや業務内容についての書類の備え付けが必要です。次の書類保存が必要ですが速やかに準備ができるのであれば書面による保存の必要もありません（データ保存です）
（１）システム基本設計書、システム概要書、システム変更履歴書など
（２）システムの開発に際して作成した書類
（３）操作、運用マニュアル
（４）入出力処理の手順、日程及び電子データの保存等の手順及び担当部署を明らかにした書類

２）帳簿の内容を速やかに表示できる体制の構築
つまりすぐに保存しているデータを見れるようにするということです。税務調査がきた際に、いつまでたっても帳簿を出さない、出せないでは税務調査を円滑に行うことが出来なくなりますよね？データベースに保存はしてあります。でも見せれませんが、、というのはダメです。ちなみに保存サーバーが海外でも特段問題はありません。

３）税務調査の際に、調査官に求められればデータのダウンロードに応じる必要があります。
これも２）と同じです。税務署としては税務調査に支障がでないようなら電子データ保存を認めますということです。

上記の一般電子帳簿については令和4年1月1日以後に備え付けを開始する電子帳簿に適用をされるこことになります。