こんにちは、新橋の税理士事務所、フェアネス税理士事務所代表の小長井です。電子帳簿法の適用が猶予されるニュースが最近出ていますが、近い将来経理のＤＸが進むことは間違いありません。今は猶予されているからとりあえず先送りという考え方は辞めて早めに準備をしましょう。経理ＤＸは業務効率改善につながるため早めに対応して損はありません。今回は自社で発行する請求書などの電子保存の仕方をご紹介します。
目次
１書類の電子保存とスキャン保存の違い
書類の電子保存とは自社で発行した請求書などを印刷せずに、直接電子保存をすることいいます。一方でスキャン保存は他社から受領した領収書などを電子保存することをいいます。
自社で紙出力したものをスキャン保存するという方法もありますが、この場合わざわざスキャン保存の要件を満たす必要がありますので、自社で作った書類に関してはスキャン保存ではなく書類の電子保存をおススメします。
ただし、領収書など複写式の物で一枚は先方に渡し、一枚は自社保存する場合などはスキャン保存を適用することになります。
また書類をデータで保存するためにはどの時点で保存するかという問題がありますが、相手方に交付したものはすべて保存する必要があります。そのため最後の契約を結んだ書類のみならず、受注・失注に至った書類を保存する必要があります。この保存方法は紙で保存する場合も同様でしたので方法がデジタルに変わっただけと思って頂ければ大丈夫です。
２印刷した書類に手書きした場合の保存
実際、実務をしていると起きうることだと思います。一旦１２０万円で合意した契約も双方納得の上１００万円に変更した場合など、あらためて書類を作成せず、手書きで追加情報を書き加えることがあると思います。または大きい会社となると社内稟議などを紙で回している場合、その都度手書きで情報が書きたすことがあると思います。これも情報が追加されているので
保存が必要となります。保存方法としてはスキャン保存に該当することになります。
３まとめ
自社の書類の保存方法いかがでしょうか。相手にデータで資料を交付した場合はわざわざ印刷するのではなく、直接データを保存する。相手からもらった書類及び自社で手書きの追加情報を加えたらその紙をスキャン保存する。それぞれの場合に応じでデータ保存をしましょう。人類の歴史は紙とともにありました。それを１年で完全電子化することは難しいかもしれませんが、確実に業務改善につながりますので、ぜひチャレンジしてみてください。
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