令和4月1日以後も紙資料の保存は必要？！

１紙と電子データそれぞれ受け取った場合

まずは結論からです。二つとも保存が必要です。

小長井さん二つとも必要なのですか、、という声が聞こえてきそうですが、そうなんです。この後ご説明しますが、それぞれ法律が違うため、非常に手間がかかるようになってます。そもそも電子帳簿法は前からありましたが、令和4年1月1日施行で新たに使いやすくなります。なりますが、二種類保存は残念ながら必要です。

昨今の新型コロナウイルス禍でテレワークが進みました。取引先が自宅からとりあえずPDFデータを送ってその後、紙の請求書を送る。2度手間以外の何物でもありませんが、経理の現場では実際にあることです。私もお客様から同様の質問を受けてますがその都度、申し訳ないですが両方保存してくださいと言っております。詳細な考え方は次の通りです。

１）電子データを保存する理由
メール等で受領した請求書のデータは、電子帳簿法における電子取引に該当します。そのため令和4年1月1日以後に電子取引を行った場合は検索機能等を満たした上で、紙として出力するのではなく、電子データとしてそのまま保管をする必要があります。社内規定で紙で保存することが整備されている、印刷した紙にて承認を得るフローになっているとしても電子データを受領している時点で電子帳簿法に基づいて保管をする必要があります。そのため令和4年1月1日の施行に向けて、保存要件を満たす体制を構築する必要があります。

２）紙で保存する理由
続いて紙で保存する理由です。電子データで保管しているからいいでしょ～って思いたいですが、そうも行かないのです。電子データの保管は電子帳簿法で求められていますが、紙で受領した場合は、法人税法の規定で保管を求められてます。紙資料は法人税法上の取引関係書類に該当するためです。電子帳簿法の規定に基づく保存方法が確立されており、紙資料をもらわず電子データのみで受領した場合はもちろん電子データのみＯＫです。

そのため取引先には紙データを送らないでくださいと伝えることが大切ですね。

２二種類の電子データを受け取った場合

続いて二種類の電子データを受領した場合についてです。そもそも二種類の電子データとはどのようなものいうのでしょうか。例えば経理部がクラウドサービスを利用して取引先との間で請求書を受領します。続いて営業部が取引の内容確認のためにメールでＰＤＦ添付という形で請求書を受領した場合です。

この場合においては一種類のデータ保存でＯＫです。

どちらかの保存でＯＫですが、社内管理上は継続性を考慮して保管をした方がよいかと思います。同じ取引先にも関わらずメール添付のPDFで保管した月もあればクラウド上で保管している月もあるということはしない方が無難だと思います。